Project Spaces – Wat hebben we per week gedaan?

Week 1 – Kennismaking en start project

In week 1 zijn we gestart met het project Spaces. We hebben kennisgemaakt met de opdrachtgever en de opdracht gekregen om een strategisch huisvestingsplan te maken voor een studentendienstverleningsplein. Hierbij werd duidelijk dat de Hanze de studentendienstverlening meer centraal en overzichtelijk wil organiseren. Ook hebben we binnen de groep afspraken gemaakt over de samenwerking en de eerste taken verdeeld.

Week 2 – Oriëntatie huidige situatie

In week 2 hebben we ons verder verdiept in de huidige situatie. We hebben gekeken naar hoe de studentendienstverlening nu georganiseerd is en waar mogelijke knelpunten liggen. Daarnaast hebben we trends en ontwikkelingen onderzocht die belangrijk zijn voor toekomstige huisvesting, zoals gezondheid, duurzaamheid en gastvrijheid. Ook hebben we gekeken naar de prestaties van de huidige gebouwen en omgeving.

Week 3 – Inventarisatie gebruikers en stakeholders

In week 3 zijn we verder gegaan met het inventariseren van de gebruikers en stakeholders. We hebben gekeken wie er allemaal betrokken zijn bij het studentendienstverleningsplein, zoals studenten, medewerkers, ICT, studentzaken, facility management en de opdrachtgever. Ook zijn we begonnen met het ophalen van behoeften en wensen van gebruikers.

Week 4 – Onderzoek en analyse

In week 4 hebben we de informatie uit de eerste weken verder uitgewerkt. We zijn bezig geweest met de vraaganalyse en hebben gekeken naar wat studenten nodig hebben. Ook hebben we gewerkt aan het onderzoek, waaronder interviews en het verzamelen van informatie over de huidige dienstverlening. Hierbij werd duidelijk dat studenten behoefte hebben aan meer overzicht, duidelijkheid en één centrale plek voor hulp.

Week 5 – Huidige situatie en aanbodanalyse

In week 5 hebben we verder gewerkt aan de aanbodanalyse. We hebben beschreven hoe de huidige huisvesting en omgeving eruitzien. Daarbij hebben we gekeken naar de Zernike Campus, de aanwezige gebouwen en de manier waarop diensten nu verspreid zijn. Ook hebben we gekeken naar de thema’s gezond, gastvrij en duurzaam binnen de huidige situatie.

Week 6 – Uitgangspunten en eerste oplossingsrichtingen

In week 6 hebben we de verzamelde informatie geanalyseerd en vertaald naar uitgangspunten voor het project. We hebben gekeken naar de vraag: wat is er nodig voor de toekomstige huisvesting en wat is er nu al aanwezig? Ook zijn we begonnen met het bedenken van mogelijke oplossingsrichtingen en scenario’s voor het studentendienstverleningsplein.

Week 7 – Presentatie en feedback

In week 7 hebben we onze eerste ideeën en uitgangspunten gepresenteerd. We hebben feedback gekregen van medestudenten, de coach en de opdrachtgever. Deze feedback hebben we gebruikt om ons verslag en onze denkrichtingen verder aan te scherpen. Hierdoor werd duidelijker welke richting het meest passend was voor het advies.

Week 8 – Uitwerken verslag uitgangspunten

In week 8 hebben we verder gewerkt aan het verslag. We hebben de analyse, knelpunten, kansen en uitgangspunten verder uitgewerkt. Ook hebben we de match en mismatch tussen de behoeften van studenten en de huidige situatie beschreven. Hierbij kwam naar voren dat de diensten wel aanwezig zijn, maar dat ze te verspreid en onvoldoende overzichtelijk georganiseerd zijn.

Week 9 – Scenario’s en strategische richting

In week 9 hebben we verschillende scenario’s uitgewerkt. We hebben gekeken naar beperkte centralisatie, volledige centralisatie en een hybride model met digitale ondersteuning. Daarna hebben we de scenario’s met elkaar vergeleken en gekeken welke oplossing het beste aansluit bij de wensen van studenten en de doelen van de Hanze.

Week 10 – Strategisch huisvestingsplan afronden

In week 10 hebben we het strategisch huisvestingsplan verder afgerond. We hebben het advies uitgewerkt, inclusief voorkeursstrategie, globale kostenraming, doorlooptijd, risico’s en vervolgstappen. Uiteindelijk adviseerden wij om te kiezen voor een centraal studentendienstverleningsplein met digitale ondersteuning, zodat studenten sneller, duidelijker en laagdrempeliger geholpen kunnen worden.

Ons verslag

Ons verslag was een strategisch huisvestingsplan voor het realiseren van een studentendienstverleningsplein binnen de Hanzehogeschool. In het verslag hebben we eerst de aanleiding en scope beschreven. Daarna hebben we de organisatie, gebruikers en stakeholders in kaart gebracht.

Vervolgens hebben we een vraaganalyse gemaakt op basis van interviews en onderzoek. Hieruit kwam naar voren dat studenten de huidige dienstverlening soms onduidelijk en versnipperd vinden. Daarna hebben we de huidige huisvesting en omgeving geanalyseerd en gekeken naar de thema’s gezond, gastvrij en duurzaam.

Op basis van de vraag- en aanbodanalyse hebben we een match/mismatch analyse gemaakt. Hieruit bleek dat er behoefte is aan meer overzicht, een centrale plek en betere afstemming tussen fysieke en digitale dienstverlening. Daarna hebben we scenario’s opgesteld en afgewogen.

Ons uiteindelijke advies was om een centraal studentendienstverleningsplein te realiseren, ondersteund met digitale voorzieningen zoals online afspraken, informatieschermen en selfservicepunten. Hiermee kan de Hanze de studentervaring verbeteren en de dienstverlening toegankelijker, overzichtelijker en gastvrijer maken.

Aanpassing na feedback

Ons strategisch huisvestingsplan was bij de eerste beoordeling nog niet voldoende. Daarom moeten wij gebruikmaken van de tweede kans op 12 juni. Op dit moment zijn wij bezig met het aanpassen en verbeteren van het verslag.

We verwerken de feedback die we hebben gekregen en kijken opnieuw kritisch naar de inhoud, structuur en onderbouwing van het verslag. Vooral de analyse, scenario’s en het advies moeten duidelijker en sterker worden uitgewerkt. Ook zorgen we ervoor dat de koppeling met de opdrachtgever, de gebruikersbehoeften en de thema’s gezond, gastvrij en duurzaam beter naar voren komt.

Hoewel het jammer is dat het verslag nog niet goed genoeg was, zien we de tweede kans als een mogelijkheid om het plan te verbeteren. Door de feedback serieus te verwerken, willen we ervoor zorgen dat het strategisch huisvestingsplan beter aansluit bij de opdracht en duidelijker laat zien welke richting passend is voor het studentendienstverleningsplein.