Reflectie Onderhandelen

Wat hield het onderdeel in?

Tijdens het onderdeel onderhandelen heb ik geleerd wat onderhandelen inhoudt en hoe vaak je dit eigenlijk toepast in het dagelijks leven. Vooraf dacht ik bij onderhandelen vooral aan grote zakelijke gesprekken, bijvoorbeeld over contracten of prijzen. Tijdens de lessen werd duidelijk dat onderhandelen veel breder is. Je onderhandelt ook bij kleine dagelijkse situaties, zoals afspraken maken, samenwerken in een groep of keuzes maken met anderen.

In de trainingen hebben we gewerkt aan de theorie van onderhandelen, verschillende onderhandelingsmethoden, persoonlijke onderhandelingsstijlen en het voorbereiden van een onderhandeling. Ook hebben we geoefend met cases, zodat we de theorie in de praktijk konden toepassen.

Wat heb ik geleerd?

Een belangrijk inzicht voor mij was dat een goede onderhandeling begint met voorbereiding. Je moet vooraf weten wat je echt nodig hebt, wat je graag zou willen en waar je eventueel op kunt toegeven. In de training werd dit uitgelegd met musts, wants en jokers. Dit vond ik duidelijk, omdat je hierdoor sterker een gesprek ingaat en beter weet waar je grenzen liggen.

Ook heb ik geleerd dat het belangrijk is om na te denken over de belangen van de andere partij. Je moet niet alleen bezig zijn met wat jij wilt, maar ook proberen te begrijpen wat de ander nodig heeft. Hierdoor kun je beter zoeken naar een oplossing die voor beide partijen werkt.

Daarnaast kwam de Harvard-methode aan bod. Hierbij ligt de nadruk op het scheiden van inhoud en relatie, het kijken naar belangen in plaats van standpunten en het zoeken naar een win-winsituatie. Dit vond ik interessant, omdat onderhandelen hierdoor niet voelt als winnen of verliezen, maar meer als samen zoeken naar een oplossing.

Onderhandelingsproces

Tijdens de lessen heb ik geleerd dat onderhandelen uit verschillende fases bestaat. Eerst is er de voorbereidingsfase, waarin je bepaalt wat je doelen, grenzen en alternatieven zijn. Daarna volgt de inleidende fase, waarin je de sfeer en relatie neerzet. Vervolgens komt de verkennende fase, waarin je onderzoekt wat de ander wil en waar de onderhandelingsruimte zit. Daarna volgt de discussiefase, waarin argumenten worden uitgewisseld. Uiteindelijk kom je in de beslissingsfase en sluit je af met duidelijke afspraken.

Ik merkte dat ik normaal gesproken snel naar een oplossing wil. Door deze theorie heb ik geleerd dat het juist belangrijk is om niet te snel te gaan. Eerst moet je goed luisteren, vragen stellen en de belangen van beide partijen helder krijgen.

Persoonlijke onderhandelingsstijl

Tijdens het onderdeel hebben we ook gekeken naar onze persoonlijke onderhandelingsstijl. Ik herken mezelf vooral in de stijlen samenwerken en vermijden. Samenwerken past bij mij, omdat ik het belangrijk vind dat iedereen zich gehoord voelt en dat de sfeer goed blijft. In groepsopdrachten probeer ik vaak mee te denken en samen tot een oplossing te komen waar iedereen zich in kan vinden.

Tegelijkertijd herken ik ook de vermijdende stijl. Als er spanning ontstaat of als meningen sterk verschillen, merk ik dat ik soms liever een stap terug doe. Ik wil de sfeer niet verpesten en ga een conflict soms uit de weg. Door dit onderdeel ben ik mij ervan bewust geworden dat dit ook een valkuil kan zijn. In een onderhandeling is het juist belangrijk om je eigen belangen duidelijk te benoemen en niet te snel mee te bewegen met de ander.

Onderhandelen binnen het project

Binnen ons project ben ik nog niet echt een duidelijke onderhandelingssituatie tegengekomen. De meeste beslissingen werden in overleg genomen en verliepen vrij soepel. Daardoor heb ik het onderhandelen zoals we dat in de lessen hebben geleerd nog niet heel concreet kunnen toepassen.

Wel zie ik dat onderhandelen in het werkveld van Facility Management belangrijk kan zijn. Bijvoorbeeld bij het aanvragen van offertes, het maken van afspraken met leveranciers of het bespreken van voorwaarden met een opdrachtgever. In zulke situaties hebben partijen vaak verschillende belangen, zoals prijs, kwaliteit, levertijd of samenwerking op lange termijn.

Als ik in de toekomst in zo’n situatie kom, wil ik beter voorbereid zijn. Ik wil dan vooraf duidelijk bepalen wat mijn musts, wants en jokers zijn en ook nadenken over wat de belangen van de andere partij kunnen zijn.

Praktijk en oefeningen

In de lessen hebben we geoefend met verschillende onderhandelingssituaties. Hierdoor merkte ik dat onderhandelen niet alleen gaat om argumenten, maar ook om houding en communicatie. Je moet goed luisteren, doorvragen, samenvatten en de sfeer bewaken. Ook lichaamstaal en intonatie spelen een rol.

Een voorbeeld dat mij is bijgebleven, is het verschil tussen onderhandelen in Nederland en in andere culturen. In Nederland is afdingen in een gewone kledingwinkel bijvoorbeeld niet gebruikelijk, terwijl dat op markten of in andere landen soms juist normaal is. Dit liet mij zien dat onderhandelen sterk afhankelijk is van de situatie en de context.

De laatste training van onderhandelen is uiteindelijk niet doorgegaan door de weersomstandigheden. Daardoor heb ik de geplande oefening niet kunnen uitvoeren. Dat vond ik jammer, omdat ik graag nog meer had geoefend met de theorie in de praktijk. Toch heb ik door de eerdere lessen en opdrachten wel een beter beeld gekregen van mijn eigen stijl en van het onderhandelingsproces.

Wat neem ik mee?

Ik neem uit dit onderdeel mee dat onderhandelen niet alleen gaat om je zin krijgen, maar vooral om goed voorbereid zijn, belangen begrijpen en professioneel communiceren. Een goede onderhandeling vraagt om duidelijkheid, geduld en het vermogen om inhoud en relatie van elkaar te scheiden.

Voor mijn ontwikkeling wil ik vooral werken aan het duidelijker uitspreken van mijn eigen belangen. Samenwerken is een sterke kant van mij, maar ik wil voorkomen dat ik te veel ga vermijden wanneer een gesprek spannend wordt. In toekomstige situaties wil ik steviger staan, beter mijn grenzen aangeven en meer vertrouwen hebben in mijn rol tijdens een onderhandeling.

Al met al vond ik het onderdeel onderhandelen leerzaam. Ik ben mij bewuster geworden van hoe vaak onderhandelen voorkomt en hoe belangrijk voorbereiding en communicatie daarbij zijn. Deze vaardigheden kan ik later goed gebruiken binnen Facility Management, bijvoorbeeld bij gesprekken met leveranciers, collega’s, opdrachtgevers en andere stakeholders.