Na het afronden van het MOP gingen we direct door naar het volgende deel van het project: Part 1 van Project Vital Workspace. Dit deel was eigenlijk een vervolg op het MOP, maar nu moesten we álles zelf gaan bedenken. Dat was best een flinke opgave.

Voor deze opdracht moesten we een organisatietype kiezen waarvoor we een nieuw, vitaal kantoor zouden ontwerpen. Er waren verschillende opties, zoals een gemeente, bank, aannemersbedrijf of zorginstelling. Ook mochten we zelf iets bedenken, zolang onze coach het goedkeurde. Samen met Colin, Stan en Niels besloten we voor een politiebureau te kiezen. Daarmee maakten we het onszelf niet makkelijk, want we moesten ineens rekening houden met veel meer dan bij een standaard kantoor – zoals veiligheid, vertrouwelijkheid, privacy en diverse werk- en arrestantenruimtes.

Voordat we mochten beginnen, moest ons voorstel worden goedgekeurd door onze coach. Gelukkig kregen we toestemming, en daarna gingen we aan de slag met het eerste verslag. Daarin moesten we onder andere de missie en visie van de organisatie, het primaire proces, het organogram, beleid op het gebied van duurzaamheid, een informatie-dashboard en een raming van de investeringskosten opnemen. Dit vormde de basis voor ons verdere ontwerp.

Ook moesten we minimaal 6 deelprocessen uitwerken die voortkomen uit het primaire proces en 10 functies omschrijven, waarvan ten minste twee facilitair. We hebben goed nagedacht over hoe de organisatie werkt en wat voor ruimtes daarbij horen. Dat was lastig, maar ook leerzaam.

Het samenstellen van dit verslag kostte veel tijd en overleg. We moesten kritisch nadenken over hoe een politiebureau functioneert, welke afdelingen er zijn, en hoe die samenwerken. Ondanks dat het veel werk was, vond ik het wel interessant om op deze manier vanuit ‘niets’ een complete organisatie in beeld te brengen.

Kortom: dit projectdeel was een echte uitdaging, maar ook een goede voorbereiding op het verdere ontwerptraject dat nog volgt.

Project kantoor van de toekomst - Part 2

Na het afronden van Part 1 gingen we door met Part 2 van het project. In dit deel moesten we eigenlijk opnieuw het hele MOP-proces doorlopen – dus stap 1 t/m 12 – maar dan volledig gericht op de organisatie die we zelf hadden gekozen in Part 1. In ons geval dus het politiebureau.

We zijn hier nu mee bezig, en hoewel het in het begin een beetje dubbel voelde om “alles opnieuw te doen”, merk ik nu pas waarom het logisch is. We hadden nu een stevige basis vanuit Part 1, en dat maakt het makkelijker om gerichter keuzes te maken in het ontwerp. Ook kunnen we veel concreter nadenken over bijvoorbeeld looplijnen, afdelingen, beveiliging en inrichting, omdat we nu precies weten hoe de organisatie werkt.

Stap voor stap werken we toe naar een volledig huisvestingsplan. Het is intensief, maar doordat we het proces al één keer eerder geoefend hebben, voelt het nu een stuk duidelijker. We weten beter waar we op moeten letten en waar we elkaar als team kunnen aanvullen. Ik ben benieuwd naar het eindresultaat!

Peerassessment